TI ist Pflicht – aber im Alltag vieler Pflegeeinrichtungen noch nicht angekommen
Seit dem 1. Juli 2025 sind ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen verpflichtet, sich an die Telematikinfrastruktur (TI) anzubinden. Flächendeckend umgesetzt ist diese Vorgabe bislang noch nicht. Der TI-Atlas 2026 zeigt: Etwa die Hälfte der Einrichtungen verfügt über einen TI-Anschluss. Ein solcher Anschluss bedeutet jedoch noch nicht, dass TI-Anwendungen bereits in den Arbeitsalltag integriert sind und zuverlässig genutzt werden.
Damit zeigen sich zwei Lücken:
- Einrichtungen ohne TI-Zugang
- Einrichtungen mit TI-Zugang, bei denen TI-Anwendungen aber noch nicht in betriebliche Abläufe integriert sind
Was ein TI-Anschluss leistet und was oft noch fehlt
Ein TI-Anschluss schafft zunächst die formalen und technischen Voraussetzungen für die Nutzung der Telematikinfrastruktur. Zu den Voraussetzungen gehören unter anderem ein elektronischer Heilberufsausweis, eine Institutionskarte, ein Kartenterminal und ein gesicherter Zugang zur Telematikinfrastruktur.
Entscheidend sind dann jedoch die Einbindung in das Primärsystem und in die Arbeitsabläufe der Einrichtung. Als Primärsystem gilt die Branchensoftware, beispielsweise für die Pflegedokumentation, Verwaltung oder Abrechnung. Effizient wird die Nutzung vor allem dann, wenn TI-Anwendungen in das Primärsystem eingebunden sind und digitale Informationen dort ohne Ausdruck, Abschrift oder erneute Dateneingabe weiterverarbeitet werden können.
Zwischen dem technischen Anschluss und der integrierten Nutzung liegt daher ein eigener organisatorischer Schritt. Die Einrichtung muss insbesondere klären:
- für welche konkreten Prozesse die Einrichtung TI-Anwendungen nutzt,
- wer eingehende Informationen prüft und bearbeitet,
- wie Vertretungen und eine verlässliche Bearbeitung geregelt sind,
- wie die Anwendungen in das Primärsystem und die Arbeitsabläufe eingebunden werden.
Vom Werkzeug zum Versorgungsprozess: Integration entscheidet
Die Telematikinfrastruktur umfasst verschiedene Anwendungen und Dienste, darunter KIM, den sicheren Nachrichtendienst der TI, und die elektronische Patientenakte (ePA).
KIM zeigt besonders anschaulich, wie wichtig die Integration in bestehende Abläufe ist: Bleiben Telefon, Fax und KIM dauerhaft nebeneinander bestehen, entsteht ein zusätzlicher Kommunikationskanal statt eines vereinfachten Prozesses.
Auch bei der ePA entscheidet die Einbindung über den praktischen Nutzen. Müssen relevante Informationen zunächst in einer getrennten Anwendung gesucht, ausgedruckt oder manuell in andere Systeme übertragen werden, entstehen zusätzliche Arbeitsschritte und neue Medienbrüche.
Hinzu kommt: Digitale Versorgung funktioniert nur im Netzwerk. Der Nutzen der TI bleibt begrenzt, wenn wichtige Versorgungspartner nicht ebenfalls mit den entsprechenden Anwendungen arbeiten. Erst wenn etwa Arztpraxen, Apotheken, Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen gemeinsame digitale Abläufe nutzen, kann der Informationsaustausch sektorenübergreifend einfacher und verlässlicher werden.
Die Abrechnung über KIM wird zum nächsten Praxistest
Mit dem 1. Oktober 2027 folgt ein verbindlicher nächster Schritt: Ambulante Pflegeeinrichtungen müssen die Abrechnungsunterlagen für bestimmte Leistungen nach dem SGB XI dann vollständig elektronisch über KIM an die Pflegekassen übermitteln.
Die Umstellung setzt voraus, dass:
- KIM eingerichtet und funktionsfähig ist,
- das vorhandene Primärsystem das Verfahren unterstützt,
- Abrechnungsdaten und Nachweise vollständig elektronisch erstellt werden,
- Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe verbindlich geregelt sind.
Wer das Verfahren bis dahin nicht zuverlässig nutzen kann, riskiert, dass Abrechnungsunterlagen verspätet, unvollständig oder im falschen Format bei der zuständigen Pflegekasse eingehen und sich die Vergütung dadurch verzögert.
Die Verpflichtung betrifft nach dem derzeitigen Stand Pflegesachleistungen, Beratungsbesuche, ambulante Verhinderungspflege und Entlastungsleistungen nach dem SGB XI. Stationäre Pflegeleistungen und Leistungen nach dem SGB V sind noch nicht in dieses konkrete Verfahren einbezogen. Einrichtungen sollten dennoch regelmäßig prüfen, ob sich der Anwendungsbereich und die technischen Vorgaben weiterentwickeln.
Was Einrichtungsleitungen jetzt organisatorisch klären müssen
Damit die Umstellung auf die Abrechnung über KIM bis Oktober 2027 gelingt, braucht es klare Rahmenbedingungen. Dazu gehört eine realistische Ressourcenplanung, die neben den refinanzierten TI-Komponenten auch mögliche zusätzliche Softwareanpassungen, externe Unterstützung, Arbeitszeit und Schulungen berücksichtigt. Ebenso wichtig ist eine verantwortliche Person oder eine kleine Projektgruppe, die den Umsetzungsprozess koordiniert und als feste Ansprechstelle für interne und externe Beteiligte dient.
Ein zentraler Schritt ist der direkte Austausch mit dem Anbieter des Primärsystems und dem TI-Dienstleister. Die Leitung sollte klären, welche Funktionen für die Abrechnung über KIM das vorhandene Primärsystem bereits unterstützt, welche Anpassungen noch erforderlich sind und wann die benötigten Funktionen verfügbar sein werden.
Schließlich muss die Leitung entscheiden, welche Prozesse zuerst vorbereitet und erprobt werden. Dafür müssen Zuständigkeiten, Arbeitszeit und Schulungen verbindlich eingeplant werden. Eine klare Reihenfolge verhindert, dass zu viele Teilprojekte gleichzeitig begonnen werden.
Konkrete Schritte für die Vorbereitung der KIM-Abrechnung
Nachdem die Leitung die Rahmenbedingungen und die Reihenfolge der Umsetzung festgelegt hat, folgt die praktische Vorbereitung. Dabei sollten die einzelnen Schritte aufeinander aufbauen:
- Aktuellen Stand erfassen: Prüfen Sie, wie weit der TI-Zugang, die Einrichtung von KIM und die Einbindung in das Primärsystem bereits umgesetzt sind.
- Reihenfolge der Umstellung festlegen: Bestimmen Sie, welche betroffenen Leistungsarten und Abrechnungsabläufe zuerst vorbereitet und erprobt werden.
- Technische Funktionen testen: Prüfen Sie, ob KIM-Nachrichten, Abrechnungsdaten und erforderliche Nachweise im Primärsystem korrekt erstellt und übermittelt werden können.
- Zuständigkeiten im Alltag erproben: Klären Sie in einer Testphase, wer Nachrichten und Abrechnungsunterlagen bearbeitet und wie die Vertretung bei Abwesenheit funktioniert.
- Testmöglichkeiten klären: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob und wie Ihre Einrichtung das Verfahren vor dem Regelbetrieb erproben kann. Prüfen Sie anschließend, ob die Daten vollständig und im vorgesehenen Format bei der zuständigen Datenannahmestelle ankommen.
- Fehler auswerten und Abläufe anpassen: Erfassen Sie Probleme und Rückmeldungen aus den Tests und verbessern Sie die Abläufe, bevor weitere Leistungsarten und Abrechnungsabläufe einbezogen werden.
Relias-Podcast „Telematikinfrastruktur in der Pflege“
Warum die Prozessintegration für den Nutzen der TI entscheidend ist, ordnet Thomas Heine im Relias-Podcast „Telematikinfrastruktur in der Pflege“ ein. Der Diplom-Ingenieur für Computervisualistik wirkt seit 2019 am Aufbau des Landeskompetenzzentrums Pflege & Digitalisierung Baden-Württemberg mit und koordiniert dort die TI-Steuerungsgruppe. Im Gespräch mit Robert Rath erklärt er, warum die Telematikinfrastruktur selbst keine Probleme löst, sondern als Werkzeug erst durch ihre Einbindung in Primärsysteme und Versorgungsprozesse einen echten Mehrwert entfaltet.
Der Podcast vermittelt damit Grundprinzipien, die trotz veränderter Fristen und technischer Weiterentwicklungen weiterhin gelten. Sie sind auch für die Vorbereitung auf die vollelektronische Abrechnung über KIM entscheidend: Technik allein reicht nicht. Erst die organisatorische und fachliche Integration macht die TI im Pflegealltag arbeitsfähig.
