Die Digitalisierung des Gesundheitswesens schreitet voran – mit ihr wächst auch die Bedeutung der elektronischen Patientenakte (ePA). Für Mitarbeitende und Leitungen in Arztpraxen und Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) ist es wichtig zu verstehen, wie die ePA funktioniert, welche rechtlichen Vorgaben gelten und wie ein sicherer Umgang im Praxisalltag aussieht. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über Wichtiges zur ePA und erfahren, wie Relias Sie bei dem Thema unterstützen kann.
Was ist die ePA und wofür wird sie eingesetzt?
Die elektronische Patientenakte ist ein zentrales digitales System, das medizinisch relevante Informationen von gesetzlich Versicherten speichert. Dazu gehören unter anderem Befunde, Arztbriefe oder Medikationspläne. Ziel ist es, die Versorgung zu verbessern, indem diese Informationen schnell, sicher und einrichtungsübergreifend verfügbar sind – für die Versicherten selbst und für alle Beteiligten im Gesundheitswesen.
Beispiel aus der Praxis: Eine Patientin wurde kürzlich im Krankenhaus wegen Herzrhythmusstörungen behandelt. Dank der ePA kann die nachbehandelnde Hausarztpraxis unmittelbar auf die Entlassunterlagen und den Medikationsplan zugreifen und die Weiterbehandlung effizient organisieren.
Inhalte und Funktionen der ePA: Das kann sie und das nicht
Die elektronische Patientenakte (ePA) ist darauf ausgelegt, medizinische Informationen zentral, strukturiert und einrichtungsübergreifend bereitzustellen. Sie dient als digitale Sammelstelle für behandlungsrelevante Dokumente und ermöglicht es, dass diese Informationen über verschiedene Versorgungsstationen hinweg – z. B. vom Krankenhaus zur Hausarztpraxis oder zur Physiotherapie – nahtlos verfügbar sind. Ziel ist eine bessere Kommunikation zwischen Behandelnden und eine schnellere, fundiertere Versorgung von Patient*innen.
Zu den Inhalten, die derzeit in der ePA gespeichert werden können, zählen unter anderem:
- Entlassbriefe und Behandlungsberichte
- Medikationspläne, einschließlich Wechselwirkungen und Dosierungen
- Laborbefunde und Röntgenberichte
- Diagnosen und Arztbriefe
- elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
- Daten aus strukturierten Behandlungsprogrammen (Disease-Management-Programme, DMP)
- freiwillig hinterlegte Dokumente wie Vorsorgevollmachten, Impfpass oder Organspendeerklärungen
Künftig sollen weitere Funktionen hinzukommen, darunter die Integration des elektronischen Medikationsplans (eMP) und des Notfalldatensatzes. Die Weiterentwicklung erfolgt stufenweise im Rahmen der Digitalisierungsstrategie des Bundesministeriums für Gesundheit.
Wichtig: Die ePA ist kein Ersatz für die vollständige Praxisdokumentation. Sie ist nicht dazu gedacht, jede medizinische Information zu erfassen, sondern nur jene, die für weiterbehandelnde Stellen relevant sind. Ebenso wenig handelt es sich um ein medizinisches Expertensystem: Die ePA bietet keine Entscheidungsunterstützung, erstellt keine Diagnosen und gibt keine Warnhinweise. Auch interne Vermerke, die z. B. der Praxisorganisation oder Abrechnung dienen, dürfen nicht in die ePA übertragen werden. Die Verantwortung für die Auswahl, Prüfung und Pflege der Inhalte liegt stets bei den Leistungserbringenden.
Datenschutz und Zugriffsrechte: Die Patient*innen entscheiden
Die elektronische Patientenakte ist rechtlich betrachtet Eigentum der jeweiligen versicherten Person. Damit verbunden ist ein hohes Maß an informationeller Selbstbestimmung: Versicherte entscheiden selbst, ob sie eine ePA nutzen, welche Daten dort gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf. Die Steuerung erfolgt über die ePA-App der Krankenkassen, mit der gezielt Dokumente freigegeben, verborgen oder dauerhaft gelöscht werden können. So kann etwa eine psychotherapeutische Diagnose von der Einsicht durch eine gynäkologische Praxis ausgenommen werden – ein wichtiges Instrument zum Schutz der Privatsphäre.
Zugriffsvoraussetzungen:
Damit eine Arztpraxis oder ein MVZ überhaupt auf eine ePA zugreifen kann, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:
- Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI): Nur Einrichtungen, die technisch an die sichere digitale Infrastruktur des Gesundheitswesens angeschlossen sind, erhalten Zugriffsmöglichkeiten.
- Aktueller Behandlungskontext: Ein solcher besteht beispielsweise dann, wenn die elektronische Gesundheitskarte (eGK) einer Person eingelesen wurde. Damit wird ein berechtigter Anlass für den Zugriff dokumentiert.
- Autorisierung durch sichere Identifikation: Mitarbeitende müssen sich über einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) oder ein institutionsgebundenes Sicherheitsverfahren legitimieren. Das stellt sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf sensible Gesundheitsdaten erhalten.
Alle Zugriffe werden automatisch in der ePA protokolliert. Die betroffene Person kann jederzeit einsehen, wann welche Einrichtung auf welche Daten zugegriffen hat. Diese Nachvollziehbarkeit dient nicht nur dem Datenschutz, sondern auch der Vertrauensbildung zwischen Patient*innen und medizinischem Personal.
Gesetzlicher Rahmen sowie technische und organisatorische Anforderungen an die ePA
Die elektronische Patientenakte ist im Sozialgesetzbuch V (§§ 341–347 SGB V) geregelt und stellt eine verbindliche Vorgabe für die vertragsärztliche Versorgung dar. Während gesetzlich Versicherte im Rahmen eines Opt-out-Verfahrens der Nutzung der ePA widersprechen können, sind Arztpraxen und Medizinische Versorgungszentren (MVZ) verpflichtet, die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Nutzung der ePA zu schaffen.
Konkret bedeutet das:
- Die Praxissoftware muss ePA-kompatibel sein und eine stabile Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) ermöglichen.
- Es sind verbindliche Prozesse zu etablieren, um medizinische Dokumente qualifiziert elektronisch zu signieren und korrekt in die ePA zu übertragen.
- Bestimmte medizinische Inhalte müssen verpflichtend eingestellt werden, z. Laborbefunde oder elektronische Arztbriefe, sofern sie im Rahmen der aktuellen Behandlung entstanden sind und kein Widerspruch der betroffenen Person vorliegt.
Besondere Regelungen gelten für sensible Daten: Informationen etwa zu psychischen Erkrankungen, HIV oder genetischen Befunden dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Patient*in in die ePA aufgenommen werden. In besonders sensiblen Fällen ist sogar eine schriftliche Einwilligung oder die qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Das unterstützt den Datenschutz und wahrt die informationelle Selbstbestimmung.
Fazit: Digitale Verantwortung im Praxisalltag
Die ePA ist ein bedeutender Schritt in Richtung digitaler Gesundheitsversorgung. Richtig eingesetzt, verbessert sie die Zusammenarbeit zwischen ärztlichen, therapeutischen und anderen Leistungserbringenden und steigert die Versorgungsqualität für Patient*innen. Damit das gelingt, braucht es nicht nur technisches Know-how, sondern auch organisatorische Sorgfalt, rechtliches Wissen und ein sicheres Teamhandling.
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Besonderheiten des Kurses
- Kompakt: ca. 30 Minuten
- Fallbeispielgestützt und interaktiv
- Teilnahmebestätigung inklusive
Für wen ist der Kurs geeignet?
Für alle Mitarbeitenden in Arztpraxen und Medizinischen Versorgungszentren unabhängig von Fachrichtung oder Funktion. Ideal für medizinische Fachangestellte, Ärzt*innen, psychotherapeutisch Tätige, aber auch für Verwaltungsmitarbeitende, Praxisleitungen und Datenschutzbeauftragte.
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Quellenverzeichnis
BMG – Bundesministerium für Gesundheit (2024): Die ePA für alle [online, zuletzt aufgerufen am 11.04.2025].
Gematik GmbH (2024b): ePA für alle – Praxen [online, zuletzt aufgerufen am 16.06.2025].
KBV – Kassenärztliche Bundesvereinigung (2025a): Die elektronische Patientenakte ab 2025 – Basisinformationen zu Aufgaben, Pflichten und Zugriffsrechten [online, zuletzt aufgerufen am 16.06.2025].
KBV – Kassenärztliche Bundesvereinigung (2025b): PraxisWissen: Die elektronische Patientenakte [online, zuletzt abgerufen am 16.06.2025].
KBV – Kassenärztliche Bundesvereinigung (2024a): Anwendungen der TI – Elektronische Patientenakte [online, zuletzt aufgerufen am 16.06.2025].
KBV – Kassenärztliche Bundesvereinigung (2024b): Rolle der elektronischen Patientenakte in der ambulanten Versorgung [online, zuletzt aufgerufen am 16.06.2025].
KBV – Kassenärztliche Bundesvereinigung (2024c): Wer was einpflegt – Diese Daten aus der Praxis kommen in die elektronische Patientenakte [online, zuletzt aufgerufen am 16.06.2025].
