Die Übergangsfrist läuft ab: Bis zum 31. Dezember 2025 müssen alle stationären Pflegeeinrichtungen die PeBeM-Vorgaben vollständig umsetzen. Was zunächst wie ein weiteres Bürokratie-Update aussieht, verändert grundlegend die Art, wie Pflegeteams arbeiten: Klarer Qualifikationsmix, strukturierte Delegation und bedarfsorientierte Dienstplanung werden zur Pflicht.
Was droht bei Nichtumsetzung des PeBeM?
Die Konsequenzen sind real und teuer: Negative MD-Prüfberichte, Probleme in Vergütungsverhandlungen, Schwierigkeiten bei der Personalgewinnung und vor allem ein überlastetes Team, das in unklaren Zuständigkeiten aufgerieben wird.
Jetzt handeln zahlt sich aus: Einrichtungen, die strukturiert vorgehen, schaffen Compliance, effizientere Arbeitsabläufe und zufriedenere Mitarbeiter.
Zur Wiederholung: Was ist das PeBeM?
„PeBeM“ steht für „Personalbemessungsverfahren in der Pflege“ und ist ein wissenschaftlich fundiertes System zur bedarfsorientierten Personalplanung in stationären Langzeitpflegeeinrichtungen.
Das Kernprinzip ist: Weg von starren Fachkraftquoten, hin zu individueller Berechnung nach dem tatsächlichen Pflegebedarf der Bewohner. Das System arbeitet schwerpunktmäßig mit drei klar definierten Qualifikationsniveaus:
- Fachkräfte (QN 4): 3-jährige staatlich anerkannte Ausbildung
- Assistenzkräfte (QN 3): 1-2-jährige abgeschlossene Ausbildung
- Hilfskräfte (QN 1-2): Ohne formale Qualifikation, mit interner Einarbeitung
Die drei wichtigsten Elemente des PeBeM
- Aufgabentrennung: Fach-, Assistenz- und Hilfskräfte arbeiten mit klar abgegrenzten Verantwortungsbereichen. Vorbehaltene Tätigkeiten nach § 4 PflBG bleiben bei Fachkräften
- Bedarfsplanung: Dienstpläne werden nach individuellem Pflegebedarf der Bewohner erstellt, nicht mehr nur nach Personenzahl oder festen Quoten
- Qualifizierungsnachweis: Rollenspezifische Kompetenzen der Mitarbeitenden je nach Qualifikationsstufe müssen dokumentiert werden. Die Dokumentation muss durch den MD überprüfbar sein.
Was ändert sich durch das PeBeM im Alltag konkret?
Das PeBeM sorgt für Struktur und Transparenz in der Personaleinsatzplanung.
Neue Aufgabenverteilung nach Qualifikation:
- Fachkräfte fokussieren sich auf vorbehaltene Tätigkeiten nach § 4 PflBG: komplexe Pflege, Pflegeprozesssteuerung, Anleitung, fachliche Beurteilung und Delegation.
- Assistenzkräfte übernehmen definierte Pflegetätigkeiten eigenverantwortlich mit strukturiertem Feedback- und Rückmeldeweg zur Fachkraft.
- Hilfskräfte unterstützen bei der Grundpflege und sozialen Betreuung, fördern Teilhabe und melden Veränderungen und Auffälligkeiten systematisch weiter.
Grundlegende Systemänderung:
Neu ist: Delegation ist kein „stiller Aushandlungsprozess“ mehr, sondern wird aktiv dokumentiert und nachvollzogen – auch im Hinblick auf MD-Prüfungen und Schnittstellen zu Betreuung, Therapie und Hauswirtschaft.
Das bedeutet praktisch: Klare schriftliche Arbeitsanweisungen, regelmäßige Kompetenzüberprüfungen und eine nachvollziehbare Verantwortungsmatrix für jede Schicht.
Typische Tätigkeiten von Pflegenden mit unterschiedlichen Qualifikationsniveaus, Quelle: Relias E-Learing-Kurs „Delegieren im PeBeM-Qualifikationsmix“
Von der Theorie zur PeBeM-Dienstplanung
Die Umsetzung des PeBeM in die tägliche Dienstplanung erfolgt systematisch in sechs aufeinander aufbauenden Praxisschritten.
Schritt 1: Pflegegradstruktur analysieren: Dokumentieren Sie zunächst die aktuelle Bewohnerverteilung nach Pflegegraden. Welche Pflegegrade liegen in welcher Anzahl vor? Diese Struktur bildet die Berechnungsgrundlage für alle weiteren Schritte.
Schritt 2: Soll-Personal berechnen: Ermitteln Sie anhand der gesetzlichen Personalanhaltswerte je Pflegegrad den theoretischen Bedarf. Wie viele Vollzeitstellen werden auf den Qualifikationsniveaus QN 1-4 benötigt? Diese Berechnung erfolgt getrennt nach Fach-, Assistenz- und Hilfskräften.
Schritt 3: Schichten qualifikationsgerecht planen: Übersetzen Sie den errechneten Personalbedarf in konkrete Dienstpläne. Früh-, Spät- und Nachtdienste müssen so besetzt werden, dass alle erforderlichen Qualifikationsstufen in jeder Schicht verfügbar sind und nicht nur die reine Personenzahl stimmt.
Schritt 4: Realistische Ausfallpuffer einplanen: Berücksichtigen Sie systematisch kurzfristige Ausfälle durch Krankheit, geplante Urlaubszeiten, Fortbildungstage und die Einarbeitungsphase neuer Mitarbeiter. Erfahrungsgemäß werden diese Puffer oft unterschätzt.
Schritt 5: Typische Stolpersteine proaktiv vermeiden: Achten Sie auf ausgewogene Qualifikationsverteilung über alle Schichten. Vermeiden Sie Überbesetzung in Morgenstunden bei gleichzeitig dünner Abdeckung im Spätdienst oder unklare Zuständigkeiten zwischen den Qualifikationsstufen.
Schritt 6: Steuerungsinstrumente etablieren: Führen Sie eine Skill-Matrix pro Schicht ein, die transparent macht, welche Kompetenzen verfügbar sind. Eine 14-tägige Kurzbesprechung mit Führungskräften und Team ermöglicht schnelle Anpassungen und kontinuierliche Verbesserung des Systems.
PeBeM-Fortbildung gezielt steuern: Rollenspezifische Schulungsbedarfe
Das PeBeM verlangt von allen Qualifikationsstufen gezielte Kompetenzerweiterung bis zum Umsetzungsstichtag.
Fachkräfte müssen ihre Rolle als Delegationsverantwortliche stärken und benötigen Schulungen in Delegationskompetenz, klinischer Beurteilung, strukturierter Anleitung und präziser Berichterstattung. Diese erweiterten Aufgaben erfordern sowohl fachliche als auch kommunikative Weiterentwicklung.
Assistenzkräfte stehen vor der Herausforderung, ihr Aufgabenportfolio eigenverantwortlich auszufüllen. Sie benötigen Fähigkeiten in der selbstständigen Durchführung delegierter Tätigkeiten, sichere Rückmeldeprozesse an Fachkräfte und verbesserte Zusammenarbeit im multiprofessionellen Team. Die Balance zwischen Eigenverantwortung und fachlicher Rückbindung erfordert strukturiertes Training.
Hilfskräfte erweitern ihre Kompetenzen in Basisaufgaben der Grundpflege und sozialen Betreuung. Entscheidend sind die sichere Weitergabe von Beobachtungen, das Erkennen von Veränderungen bei Bewohnern und die Integration in bestehende Teamstrukturen.
Leitungskräfte benötigen neue Fähigkeiten in der Steuerung unterschiedlicher Qualifikationsmixe, Einsatzplanung nach Kompetenzen, Teamkommunikation und Führung regelmäßiger Reflexionsrunden.
So verankern Sie das PeBeM Schritt für Schritt
Schritt 1: Bestandsaufnahme durchführen
Dokumentieren Sie systematisch, wer aktuell mit welcher Qualifikation in Ihrer Einrichtung arbeitet. Erfassen Sie gleichzeitig die Pflegegradverteilung Ihrer Bewohner und analysieren Sie die bestehenden Dienstpläne. Diese Datengrundlage bildet das Fundament für alle weiteren Planungsschritte.
Schritt 2: Lücken-Analyse erstellen
Ermitteln Sie die Lücken zwischen Ist- und Soll-Zustand. Wo fehlen welche Qualifikationen? Welche Schichten sind personell kritisch unterbesetzt? Diese Analyse zeigt Ihnen, wo Handlungsbedarf besteht und welche Prioritäten Sie setzen müssen.
Schritt 3: Delegationsmatrix entwickeln
Definieren Sie klar und schriftlich, welche Rolle welche Aufgaben selbstständig ausführt und was unter Anleitung erfolgt. Diese Matrix schafft Rechtssicherheit und Transparenz für alle Beteiligten. Berücksichtigen Sie dabei die gesetzlichen Vorbehaltsaufgaben nach § 4 PflBG.
Schritt 4: Qualifizierungsplan erstellen
Erstellen Sie einen strukturierten Plan für Pflichtschulungen in Bereichen wie Delegation, Kommunikation und Dokumentation. Setzen Sie realistische Zeithorizonte und priorisieren Sie die wichtigsten Qualifizierungsmaßnahmen für jede Rolle bis zum Umsetzungsstichtag.
Schritt 5: Dienstplansystem robust gestalten
Passen Sie Schichtstartzeiten an die neuen Anforderungen an und definieren Sie klare Vertretungsregeln für verschiedene Qualifikationsstufen. Berücksichtigen Sie besondere Herausforderungen an Wochenenden und Feiertagen, wenn weniger Personal verfügbar ist.
Schritt 6: Mini-Pilotphase starten
Testen Sie das neue System zunächst in einem Wohnbereich mit einer aussagekräftigen Kennzahl. So können Sie wertvolle Erfahrungen sammeln, das System feinjustieren und Stolpersteine identifizieren, bevor Sie es einrichtungsweit ausrollen.
Schritt 7: Regelmäßige Kurzbesprechungen etablieren
Führen Sie alle 14 Tage eine strukturierte Kurzbesprechung durch, um den Verlauf zu reflektieren, das Vorgehen bei Bedarf anzupassen und offene Punkte systematisch zu sammeln und zu beraten.
Die wichtigsten Kennzahlen für Ihren PeBeM-Erfolg
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Fünf Kennzahlen zeigen Ihnen, ob Ihre PeBeM-Umsetzung funktioniert:
- Qualifikationsabdeckung pro Schicht: Haben Sie in jeder Schicht die richtigen Qualifikationen vor Ort? Diese Kennzahl zeigt, ob Fach-, Assistenz- und Hilfskräfte so eingeteilt sind, wie das PeBeM es vorsieht.
- Ungeplante Personalausfälle: Wie oft müssen Sie kurzfristig umplanen? Diese Zahl verrät, ob Ihre Personalplanung robust genug ist oder ob Sie häufiger in Personalengpässe geraten.
- Fortbildungsstand der Mitarbeiter: Welche Mitarbeiter haben bereits die nötigen Schulungen absolviert? So behalten Sie den Überblick, wer für welche Aufgaben qualifiziert ist.
- Einarbeitung neuer Kollegen: Wie schnell werden neue Mitarbeiter arbeitsfähig? Diese Kennzahl hilft Ihnen zu planen, wann neue Kräfte wirklich zur Personaldecke beitragen.
- Auffälligkeiten bei MD-Prüfungen: Welche Bereiche werden vom Medizinischen Dienst kritisch gesehen? Diese Rückmeldungen zeigen, ob Ihre PeBeM-Umsetzung auch aus Sicht der Prüfer funktioniert.
Bewerten Sie diese Kennzahlen regelmäßig und besprechen Sie die Ergebnisse alle 14 Tage im Team – so behalten Sie den Überblick und können rechtzeitig nachsteuern.
Erfolg mit dem PeBeM ist machbar
Das PeBeM stellt stationäre Pflegeeinrichtungen vor erhebliche Veränderungen, aber diese sind mit strukturiertem Vorgehen erfolgreich zu bewältigen. Die wesentlichen Erfolgsfaktoren sind klare Aufgabentrennung, systematische Personalplanung nach Bedarf und gezielte Fortbildung aller Beteiligten.
Wer die Zeit bis Ende 2025 nutzt, schafft nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern kann auch effizientere Arbeitsabläufe etablieren. Das PeBeM ist mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe – es ist die Chance, Pflegeteams zu entlasten und gleichzeitig die Versorgungsqualität zu verbessern.
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- PeBeM – Das Personalbemessungsinstrument verstehen
- PeBeM – Pflegemaßnahmen gezielt planen
- Delegieren im PeBeM-Qualifikationsmix
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Häufige Fragen zur Personalbemessung
Gilt das PeBeM erst ab Januar 2026?
Nein, das Personalbemessungsverfahren gilt bereits seit dem 1. Juli 2023; die Konvergenzphase läuft bis 31. Dezember 2025. Ab 1. Januar 2026 wird die vollständige Anwendung erwartet.
Was ist das PeBeM und für welche Einrichtungen gilt es?
Das Personalbemessungsverfahren (PeBeM) ist ein wissenschaftlich fundiertes System zur bedarfsorientierten Personalplanung in stationären Langzeitpflegeeinrichtungen. Es ersetzt starre Quoten durch eine Berechnung nach tatsächlichem Pflegebedarf und arbeitet mit klaren Qualifikationsniveaus (Fach-, Assistenz-, Hilfskräfte).
Bis wann müssen stationäre Pflegeeinrichtungen das PeBeM vollständig anwenden?
Die Konvergenzphase läuft bis 31. Dezember 2025. Ab 1. Januar 2026 wird die vollständige Anwendung erwartet (§ 113c SGB XI – zeitliche Einordnung in deinem Beitrag).
Welche Qualifikationsniveaus sieht das PeBeM vor und was bedeutet das im Alltag?
Das PeBeM unterscheidet drei Qualifikationsniveaus mit klar abgegrenzten Aufgaben.
Fachkräfte übernehmen komplexe Pflegetätigkeiten, steuern den Pflegeprozess, treffen fachliche Entscheidungen und sind für Anleitung sowie Delegation verantwortlich.
Assistenzkräfte führen definierte pflegerische Tätigkeiten eigenverantwortlich durch, dokumentieren zuverlässig und geben strukturierte Rückmeldungen an die Fachkräfte.
Hilfskräfte konzentrieren sich auf die Grundpflege, unterstützen bei Mobilisation, Ernährung und Alltagsgestaltung und leiten Beobachtungen sicher weiter. Im Alltag sorgt eine Delegationsmatrix dafür, dass Zuständigkeiten transparent geregelt und Verantwortungswege nachvollziehbar sind.
Quellenverzeichnis
AOK Bundesverband (2023): Personalbemessungsverfahren in der vollstationären Pflege [online, zuletzt aufgerufen am 24.09.2025].
Bundesgesundheitsministerium (2025): Kabinett beschließt Entbürokratisierung in der Pflege – Weitere Befugnisse für Pflegekräfte und Entbürokratisierung in der Pflege [online, zuletzt aufgerufen am 24.09.2025].
GKV-Spitzenverband (2024): Erste Hinweise zur Umsetzung einer qualifikations- und kompetenzorientierten Arbeitsorganisation [online, zuletzt aufgerufen am 24.09.2025].
Rothgang, H. et al. (2020): Entwicklung und Erprobung eines wissenschaftlich fundierten Verfahrens zur einheitlichen Bemessung des Personalbedarfs in Pflegeeinrichtungen nach § 113c SGB XI (PeBeM) – Abschlussbericht [ online, zuletzt aufgerufen am 24.09.2025].
Sozialministerium Baden-Württemberg (2023): Handreichung zur Umsetzung der „neuen“ Landespersonalverordnung nach § 113c SGB XI [online, zuletzt aufgerufen am 24.09.2025].
