Onboarding im Gesundheitswesen neu gedacht: Wie Kliniken durch effiziente Einarbeitung Kosten senken und Mitarbeitende langfristig binden

Zwischen „Ankommen“ und „Aufwand“ – was Onboarding wirklich bedeutet

Ankommen, Begleitung, langwierig, Aufwand – das sind die Begriffe, die Personalverantwortliche spontan mit dem Thema Onboarding verbinden. Diese Worte fassen die Realität in vielen Gesundheitseinrichtungen treffend zusammen: Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist komplex, emotional und organisatorisch herausfordernd. Doch sie birgt auch enormes Potenzial.

Gerade im Gesundheitswesen, wo der Fachkräftemangel spürbar ist und Einarbeitungskosten steigen, wird Onboarding zum strategischen Hebel: Es entscheidet darüber, wie schnell neue Kolleg*innen produktiv werden – und ob sie langfristig bleiben.

Für Klinikleitungen und HR-Verantwortliche ist es deshalb höchste Zeit, den Einarbeitungsprozess neu zu denken: effizient, digital und menschenzentriert.

Die Problemlage: Lange Einarbeitungszeiten, hohe Kosten, geringe Bindung

In vielen Kliniken und Krankenhäusern zeigt sich ein ähnliches Bild:

• 30 % der Mitarbeitenden¹ erscheinen trotz unterschriebenem Vertrag nicht zum ersten Arbeitstag
• Weitere 25 % kündigen² in der Probezeit
• Die Einarbeitungskosten steigen durch unproduktive Monate und ineffiziente Abläufe
• Pflegepersonen und anderes Stammpersonal sind durch Schulungen und Betreuung zusätzlich belastet

Dabei ist Onboarding oft nicht das Problem – sondern die fehlende Struktur.

Andererseits: Wenn das Onboarding gut umgesetzt wird, ist die Wirkung unbestreitbar. Organisationen im Gesundheitswesen mit gut durchdachten Onboarding-Prozessen verzeichnen eine Mitarbeiterbindung von 91 % nach einem Jahr³, verglichen mit nur 30 %, wenn das Onboarding unzureichend ist.

Aber Onboarding ist nicht nur eine Checkliste oder eine einmalige Orientierung. Es muss eine fortlaufende Reise der Integration, des Wachstums und der Anpassung an den Auftrag der Organisation sein, mit kontinuierlichen Kontrollpunkten.

Effizientes und effektives Onboarding als Lösungsansatz

Ein modernes, zielgerichtetes Onboarding verfolgt drei zentrale Ziele:

1. Reduzierung der Einarbeitungszeit
2. Optimierung der Kostenstruktur
3. Stärkung der Mitarbeiterbindung

Dies gelingt durch eine Kombination aus digitaler Unterstützung, automatisierten Prozessen und emotionaler Begleitung.

Drei Erfolgsfaktoren für strategisches Onboarding

1. Digitale und Blended Learning-Konzepte
   

Durch den frühzeitigen Einsatz digitaler Lösungen können Mitarbeitende bereits vor dem ersten Arbeitstag auf wichtige Inhalte zugreifen, z.B.:

• Vorstellung der Einrichtung per Video
• Vorstellung des Teams
• Informationen zu Arbeitsabläufen, der Organisationsstruktur und Zuständigkeiten

Vorteil für HR: Die Integration beginnt frühzeitig – und entlastet Personal und Führungspersonen. Die Inhalte werden einmal erstellt und werden wiederverwendet.

2. Datenbasiertes, individualisiertes Lernen

Mittels Kompetenzanalyse und Zielgruppenlogik lassen sich passgenaue Lernpfade für verschiedene Berufsgruppen und Fachbereiche erstellen. So erhalten z. B.:

• Pflegepersonen andere Inhalte als
• IT-Fachpersonen oder
• Ärzt*innen

Vorteil: Relevanz steigert Motivation – und reduziert die Einarbeitungszeit.

3. Automatisierte Prozesse

Digitale Tools ermöglichen ein strukturiertes Onboarding, z.B. mit:

• Checklisten für HR, Führungspersonen und Mitarbeitende
• Automatisierten Erinnerungen und Aufgaben
• Fortschrittsverfolgung in Echtzeit

Vorteil: Weniger Aufwand – mehr Verbindlichkeit.

Wie Relias zu erfolgreichem Onboarding beiträgt

Relias unterstützt Gesundheitseinrichtungen mit leistungsstarken digitalen Lösungen, die speziell für den Einsatz im Gesundheitswesen entwickelt wurden. Ziel ist es, Einarbeitungsprozesse zu vereinfachen, zu standardisieren und gleichzeitig flexibel an die individuellen Bedürfnisse jeder Einrichtung anzupassen.

So entsteht ein zentralisiertes, professionelles und skalierbares Onboarding-Toolkit, das digitale Lösungen und hochwertige Inhalte mit strukturierten Prozessen und menschlicher Begleitung verbindet. Führungspersonen und HR werden entlastet – neue Mitarbeitende erleben von Anfang an Orientierung und Wertschätzung.

Praxisteil: Erfolgreiche Umsetzung in der Klinik – Phase für Phase

Ein durchdachtes Onboarding gliedert sich in zwei zentrale Phasen: Preboarding und Onboarding.

Die Preboarding-Phase beginnt nach der Vertragsunterzeichnung und spielt eine entscheidende Rolle bei der Vorbereitung und Einbindung neuer Mitarbeitender vor dem ersten Arbeitstag.

Preboarding (ab Vertragsunterschrift bis zum 1. Arbeitstag)

• Willkommensgruß & Orientierung: Persönliche Begrüßung per E-Mail oder Videobotschaft, Vorstellung der Einrichtung per Video, Checklisten für den Start.
• Zugang zu Informationen: Onboarding-Portal mit Leitbild, Teamstruktur, Stationen, Organigramm.
• Mentorenzuteilung: Kontaktaufnahme durch Buddy oder Mentor*in vorab möglich.
• Vorbereitung durch HR: IT-Logins, Kleidung, Schichtpläne und Räumlichkeiten vorbereiten, Abfrage bereits absolvierter Pflichtschulungen.

Mit Relias als zentraler digitaler Plattform können Unternehmen wichtige Informationen vor dem Start bereitstellen, notwendige Dokumente sammeln, die Unternehmenswerte und -erwartungen teilen, die Logistik für den ersten Tag planen und die Willkommenskommunikation einleiten. Das Ziel ist es, frühes Engagement und Vertrauen zu fördern und so das Risiko der Fluktuation vor dem Start zu verringern.

Onboarding (Tag 1 bis Ende der Probezeit)

• Tag 1: Persönliche Begrüßung durch die Führungsperson, Rundgang, Vorstellung im Team, Übergabe von Arbeitsmitteln.

• Woche 1: Einführung in Abläufe, tägliche Feedbacks, gemeinsame Mittagspausen zur Integration, Kennenlernen des Teams, Zugang zu Pflichtunterweisungen (z. B. Hygiene, Datenschutz).

• Monat 1: Tandem-Arbeit mit erfahrenen Kolleg:innen, erste Verantwortung, Feedbackgespräche und Kompetenz-Checklisten, Pflichtnachweise prüfen.
• Tag 30–45: Zwischenbilanz, Lernziele evaluieren, erste Weiterbildungsperspektiven ansprechen.
• Monate 2–3: Fortführung des Tandem-Prinzips mit Feedbackbegleitung.
• Monat 4–6: Abschlussgespräch, Feedback zum Prozess, Karriereplanung.

Diese Struktur kann flexibel angepasst werden und hilft, neue Mitarbeitende systematisch einzugliedern und gleichzeitig langfristig zu binden.

Vom ersten Tag an unterstützt Relias eine strukturierte und nachvollziehbare Onboarding-Reise. . Mit unserem Onboarding Manager können Sie:

• Onboarding-Pläne erstellen und nachverfolgen
• Pflicht- und fachliche Schulungen durchführen
• wichtige Dokumente zur Verfügung stellen und bestätigen lassen (z. B. Richtlinien und Verfahrensanweisungen)
• Präsenztermine wie 1:1-Check-ins und Teameinführungen planen
• strukturierte Feedbackschleifen und Fortschrittsbewertungen erfassen
  
  

Post-Boarding und kontinuierliche Entwicklung

Nach dem Onboarding verlagert sich der Fokus auf langfristiges Wachstum und Bindung.

Strukturierte Post-Assessments helfen dabei, den Entwicklungsfortschritt zu bewerten, weiteren Qualifizierungsbedarf zu identifizieren, individuelle Karriereziele zu unterstützen und die berufliche Identität und den Teamzusammenhalt zu stärken.

Alle zuvor erwähnten Funktionalitäten tragen zu dieser Phase bei und stellen sicher, dass die kontinuierliche Entwicklung zu einer strategischen Säule wird und nicht nur ein nachträglicher Gedanke ist.

Fazit: Onboarding im Gesundheitswesen ist Führungsthema

Ein modernes, strategisches Onboarding mit standardisierten Prozessen und digitaler Unterstützung bringt messbare Vorteile:

✅ Kürzere und effektivere Einarbeitungszeit
✅ Geringere Kosten und Ressourcenbindung
✅ Höhere Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit
✅ Entlastung für HR und Führungspersonen

Für Einrichtungsleitungen und Personalverantwortliche ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Onboarding neu zu denken – als Investition in Menschen, Qualität und Zukunft.